Eventplaner
Wenn ein großes Ereignis – sei es ein Geburtstag, eine Hochzeit oder die Eröffnung einer neuen Unternehmensfiliale – strukturiert geplant wird, dann spricht man von einem Event. Die traditionellen Begriffe „Feier“ und „Party“ genügen nicht den Ansprüchen eines Events und treten daher in den Hintergrund. Die Organisation eines Events kann dabei in eine Grob- und eine Feinplanung eingeteilt werden. Ganz egal um welches Event es sich handelt, in der Grobplanung stellen sich oft ähnliche Fragen in der Vorbereitungsphase.
Der Anlass
Was wird gefeiert?
| Privat: | Geschäftlich: |
| Jubiläum, Hochzeit, Taufe ... | Jubiläum, Eröffnung, Promotion ... |
Die Zielgruppe
| Wer wird eingeladen? | Wer soll erreicht werden? |
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Die Zielsetzung
Welches Ziel wird mit dem Event verfolgt? Soll das Event beeindrucken und den Gästen lange in Erinnerung bleiben? Soll damit ein bestimmtes Wissen vermittelt werden oder gar eine Handlung ausgelöst werden? Werden Sie sich über die Zielsetzung klar und planen Sie anhand der Ziele das mögliche Unterhaltungsprogramm, Messe- und Informationsstände, usw.
Zünftig, unterhaltsam, gediegen, edel, informativ...
Wenn es ein schöner, einprägsamer Abend werden soll, hilft es, selbst Adjektive zu sammeln, mit denen die Gäste/Besucher das Event beschreiben sollen. Davon wiederum können Sie Maßnahmen ableiten. Eigene ausformulierte Vorstellungen erweisen sich in Gesprächen mit Dienstleistern und Lieferanten als sehr nützlich.
Das Budget
An diesem Punkt in der Planung angekommen werden sicherlich einige zuvor überlegte Vorstellungen dem Rotstift zum Opfer fallen. Überschlagen Sie die zur Verfügung stehenden Mittel. Rechnen Sie einen Puffer von rund acht Prozent für Unvorhergesehenes ein. Klären Sie im professionellen aber auch im gemeinnützigen Bereich mögliche Kooperationen (Bsp. mit Druckereien, Equipment-Dienstleistern oder Künstlern bzw. durch Einräumung von Werbemöglichkeiten) oder Sponsoring. Im privaten Bereich übernehmen Eltern, Großeltern und Tanten eventuell das Sponsoring.Die Location
Wählen Sie Ihre gewünschte Location für das Event aus und überprüfen Sie, ob diese auch Ihren qualitativen und quantitativen Ansprüchen genügt:Haben die zu erwartenden Besucher/Gäste alle Platz? Ist eine Bühne oder Fläche für ein Showprogramm vorhanden? Gibt es einen prominenten Platz für die Produktpräsentationen? Entspricht das Ambiente den Vorstellungen und dem Budget? Mit welchen Verkehrsmitteln ist der Veranstaltungsort erreichbar? Gibt es genügend Parkplätze und Übernachtungsmöglichkeiten in nächster Nähe? Gibt es bei schlechtem Wetter eine Alternative für Außenveranstaltungen?
Die Ausgestaltung
Wie kann die Veranstaltungsfläche in der Location gegliedert werden? Wo werden das Publikum, die VIPs und der Präsentationsbereich angesiedelt? Kann die gewünschte Dekoration in den Räumlichkeiten angebracht werden? Wie verlaufen die Publikumsströme? Gibt es eine ausreichende Licht-Technik bzw. kann diese installiert werden?Das Programm
| Privat: | Geschäftlich: | |
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Das Rahmenprogramm
Privat: Hierzu gehören der Willkommenstrunk, die Musik bei Tisch und kleine Geschenke oder Spiele für die Kinder.
Geschäftlich:
Dauerpräsentationen, die Musik bei Tisch und kleine Geschenke, kleine Showeinlagen, Musik, Speisen und Getränke.
Das Vorfeld und Umfeld
| Privat: | Geschäftlich: | |
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Weiterführende Links
Bücher zum Thema
Stand: 30. September 2009